Tryby offline

10.07.2025

Wstęp

W systemie KSeF dostępne są dwa podstawowe tryby wystawiania faktur:

• tryb online - faktura wystawiana i przesyłana w czasie rzeczywistym do systemu KSeF,
• tryb offline - faktura wystawiana i przesyłana do KSeF w późniejszym, ustawowo określonym terminie.

W trybie offline faktury wystawiane są elektronicznie, zgodnie z obowiązującym wzorem struktury FA(3). Najważniejsze aspekty techniczne:

• Przy wysyłce faktury – zarówno w trybie interaktywnym, jak i wsadowym – należy ustawić parametr offlineMode: true.
• W przypadku faktur przesyłanych jako online (offlineMode: false) system KSeF samodzielnie może przypisać im tryb offline - na podstawie porównania daty wystawienia z datą przyjęcia. Szczegóły mechanizmu: Automatyczne określanie trybu wysyłki offline.
• Za datę wystawienia system KSeF przyjmuje wyłącznie wartość zawartą w polu P_1 struktury e-faktury.
• Data otrzymania faktury to data nadania numeru KSeF lub w przypadku udostępnienia poza KSeF, data faktycznego jej otrzymania.
• Po wystawieniu faktury w trybie offline aplikacja kliencka powinna wygenerować dwa kody QR służące do wizualizacji faktury:
  • KOD I – umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF,
  • KOD II – potwierdza tożsamość wystawcy.
• Fakturę korygującą przesyła się dopiero po nadaniu numeru KSeF dokumentowi pierwotnemu.
• W przypadku gdy przesłana faktura offline zostanie odrzucona z przyczyn technicznych, możliwe jest skorzystanie z mechanizmu korekty technicznej.

Zestawienie trybów wystawiania faktur w KSeF – offline24, offline i awaryjny

Tryb	Strona odpowiedzialności	Okoliczności uruchomienia	Termin przesłania do KSeF	Podstawa prawna
offline24	klient	Brak ograniczeń (dowolność podatnika)	do następnego dnia roboczego po dacie wystawienia	art. 106nda ustawy o VAT (projekt KSeF 2.0)
offline	system KSeF	Niedostępność systemu (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym)	do następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności	art. 106nh ustawy o VAT (od 1 II 2026)
awaryjny	system KSeF	Awaria KSeF (komunikat w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym)	do 7 dni rob. od zakończenia awarii (przy kolejnym komunikacie licznik liczony od nowa)	art. 106nf ustawy o VAT (od 1 II 2026)

Termin przesłania faktury do KSeF przy kolejnych zdarzeniach

W trybach offline24 i offline, jeśli w oczekiwanym okresie dosyłania faktury zostanie ogłoszona awaria KSeF (komunikat w BIP MF lub w oprogramowaniu interfejsowym), termin przesłania przesuwa się i jest liczony od dnia zakończenia ostatnio ogłoszonej awarii, nie dłużej niż 7 dni roboczych.

W trybie awaryjnym, jeżeli podczas siedmiodniowego okresu na dosłanie faktury pojawi się kolejny komunikat o awarii, licznik terminu resetuje się i biegnie od dnia zakończenia tej kolejnej awarii.

Ogłoszenie awarii całkowitej w trakcie któregokolwiek z powyższych trybów powoduje zniesienie obowiązku przesyłania faktur do KSeF.

Przykład: tryb offline24 z ogłoszoną awarią KSeF

1. 2025-07-08 (środa)
   • Podatnik generuje fakturę w trybie offline24 (offlineMode = true).
   • Termin przesłania do KSeF ustala się na 2025-07-09 (następny dzień roboczy).
2. 2025-07-09 (czwartek)
   • Ministerstwo Finansów publikuje komunikat o awarii KSeF (BIP i interfejs API).
   • Zgodnie z zasadą: pierwotny termin zostaje przesunięty, a nowy liczony jest od dnia zakończenia awarii.
3. 2025-07-12 (sobota)
   • Awaria zostaje usunięta – system ponownie dostępny.
   • Rozpoczyna się okres 7 dni roboczych na dosłanie zaległej faktury.
4. 2025-07-22 (wtorek)
   • Upływa termin 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
   • Aplikacja do tej daty ma czas na wysyłkę faktury do KSeF z ustawionym offlineMode = true.

Tryb awarii całkowitej

W przypadku ogłoszenia awarii całkowitej (środki społecznego przekazu: TV, radio, prasa, Internet):

• Fakturę można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku stosowania wzoru FA(3).
• Nie ma obowiązku przesyłania faktury do KSeF po ustaniu awarii.
• Przekazanie nabywcy odbywa się dowolnym kanałem (osobiście, e-mail, inne).
• Datą wystawienia jest zawsze datą faktyczna wskazana na fakturze a data otrzymania data faktycznego otrzymania faktury zakupu.
• Faktury z tego trybu nie są opatrywane kodami QR.
• Faktura korygująca w trakcie trwającej awarii KSeF wystawiana jest analogicznie – poza KSeF, z datą faktyczną.

Powiązane dokumenty

• Korekta techniczna faktury offline
• Kody QR