Weryfikacja faktury

09.04.2026

Faktura przesyłana do systemu KSeF podlega szeregowi kontroli technicznych i semantycznych. Weryfikacja obejmuje następujące kryteria:

Weryfikacja XML

Faktura musi spełniać łącznie następujące wymagania:

• musi być przygotowana jako poprawny dokument XML, zgodny z regułami XML 1.0,
• musi być kodowana w UTF-8 bez znaku BOM (3 pierwsze bajty 0xEF 0xBB 0xBF),
• musi być zgodna z zadeklarowanym schematem podanym przy otwarciu sesji,
• może zawierać prolog XML, przy czym jeżeli jest on obecny, nie może wskazywać kodowania innego niż UTF-8,
• nie może zawierać instrukcji przetwarzania XML (processing instructions),
• nie może zawierać niezalecanych znaków Unicode określonych w specyfikacji XML W3C, tj. znaków z zakresów:
  [#x7F-#x84], [#x86-#x9F], [#xFDD0-#xFDEF],
  [#x1FFFE-#x1FFFF], [#x2FFFE-#x2FFFF], [#x3FFFE-#x3FFFF],
  [#x4FFFE-#x4FFFF], [#x5FFFE-#x5FFFF], [#x6FFFE-#x6FFFF],
  [#x7FFFE-#x7FFFF], [#x8FFFE-#x8FFFF], [#x9FFFE-#x9FFFF],
  [#xAFFFE-#xAFFFF], [#xBFFFE-#xBFFFF], [#xCFFFE-#xCFFFF],
  [#xDFFFE-#xDFFFF], [#xEFFFE-#xEFFFF], [#xFFFFE-#xFFFFF],
  [#x10FFFE-#x10FFFF].

Niespełnienie któregokolwiek z powyższych wymagań spowoduje odrzucenie faktury.

Unikalność faktury

• KSeF wykrywa duplikaty faktur globalnie, w oparciu o dane przechowywane w systemie. Kryterium identyfikacji duplikatu stanowi kombinacja:
  1. NIP sprzedawcy (Podmiot1:NIP)
  2. Rodzaj faktury (RodzajFaktury)
  3. Numer faktury (P_2)
• W przypadku duplikatu zwracany jest kod błędu 440 („Duplikat faktury”).
• Unikalność faktury utrzymywana jest w KSeF przez okres 10 pełnych lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona.
• Kryterium unikalności odnosi się zawsze do sprzedawcy (Podmiot1:NIP). W przypadku, gdy w imieniu tego samego podmiotu faktury wystawiają różne jednostki (np. oddziały, jednostki organizacyjne JST, inne uprawnione podmioty), muszą one uzgodnić zasady numeracji, aby uniknąć duplikatów.

Walidacja dat

Data wystawienia faktury (P_1) nie może być późniejsza niż data przyjęcia dokumentu do systemu KSeF.

Walidacja numeru NIP

• Sprawdzenie sumy kontrolnej NIP dla: Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 oraz PodmiotUpowazniony (jeśli występuje).
• Dotyczy tylko środowiska produkcyjnego.

Walidacja numeru NIP w identyfikatorze wewnętrznym

• Sprawdzenie sumy kontrolnej NIP w identyfikatorze wewnętrznym (InternalId) dla Podmiot3 - o ile ten identyfikator występuje.
• Dotyczy tylko środowiska produkcyjnego.

Rozmiar pliku

• Maksymalny rozmiar faktury bez załączników: 1 MB * (1 000 000 bajtów).
• Maksymalny rozmiar faktury z załącznikami: 3 MB * (3 000 000 bajtów).

Ograniczenia ilościowe

• Maksymalna liczba faktur w jednej sesji (zarówno interaktywnej, jak i wsadowej) wynosi 10 000 *.
• W ramach wysyłki wsadowej można przesłać maksymalnie 50 plików ZIP; rozmiar każdego pliku przed zaszyfrowaniem nie może przekroczyć 100 MB (100 000 000 bajtów), a łączny rozmiar paczki ZIP - 5 GB (5 000 000 000 bajtów).

Poprawne szyfrowanie

• Faktura powinna być zaszyfrowana algorytmem AES-256-CBC (klucz symetryczny 256 bit, IV 128 bit, z dopełnieniem (padding) PKCS#7).
• Klucz symetryczny szyfrowany algorytmem RSAES-OAEP (SHA-256/MGF1).

Zgodność metadanych faktury w sesji interaktywnej

• Obliczenie i weryfikacja skrótu faktury wraz z rozmiarem pliku.
• Obliczenie i weryfikacja skrótu zaszyfrowanej faktury wraz z rozmiarem pliku.

Ograniczenia dotyczące załączników

• Wysyłka faktur z załącznikami jest dozwolona tylko w trybie wsadowym.
  Wyjątek: W przypadku przesyłania korekty technicznej faktury offline dopuszczalne jest użycie sesji interaktywnej.
• Możliwość wysyłki faktur z załącznikami wymaga uprzedniego zgłoszenia tej opcji w usłudze e-Urząd Skarbowy.

Wymagania dotyczące uprawnień

Wysłanie faktury do KSeF wymaga posiadania odpowiednich uprawnień do jej wystawienia w kontekście danego podmiotu.

* Uwaga: Jeżeli w scenariuszach biznesowych organizacji dostępne limity są niewystarczające, prosimy o kontakt z działem wsparcia KSeF w celu przeprowadzenia indywidualnej analizy i doboru odpowiedniego rozwiązania.