Weryfikacja faktury

15.01.2026

Faktura przesyłana do systemu KSeF podlega szeregowi kontroli technicznych i semantycznych. Weryfikacja obejmuje następujące kryteria:

Zgodność ze schematem XSD

Faktura musi być przygotowana w formacie XML, kodowana w UTF-8 bez znaku BOM (3 pierwsze bajty 0xEF 0xBB 0xBF), zgodna z zadeklarowanym schematem podanym przy otwarciu sesji.

Unikalność faktury

• KSeF wykrywa duplikaty faktur globalnie, w oparciu o dane przechowywane w systemie. Kryterium identyfikacji duplikatu stanowi kombinacja:
  1. NIP sprzedawcy (Podmiot1:NIP)
  2. Rodzaj faktury (RodzajFaktury)
  3. Numer faktury (P_2)
• W przypadku duplikatu zwracany jest kod błędu 440 („Duplikat faktury”).
• Unikalność faktury utrzymywana jest w KSeF przez okres 10 pełnych lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona.
• Kryterium unikalności odnosi się zawsze do sprzedawcy (Podmiot1:NIP). W przypadku, gdy w imieniu tego samego podmiotu faktury wystawiają różne jednostki (np. oddziały, jednostki organizacyjne JST, inne uprawnione podmioty), muszą one uzgodnić zasady numeracji, aby uniknąć duplikatów.

Walidacja dat

Data wystawienia faktury (P_1) nie może być późniejsza niż data przyjęcia dokumentu do systemu KSeF.

Walidacja numeru NIP

• Sprawdzenie sumy kontrolnej NIP dla: Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 oraz PodmiotUpowazniony (jeśli występuje).
• Dotyczy tylko środowiska produkcyjnego.

Walidacja numeru NIP w identyfikatorze wewnętrznym

• Sprawdzenie sumy kontrolnej NIP w identyfikatorze wewnętrznym (InternalId) dla Podmiot3 - o ile ten identyfikator występuje.
• Dotyczy tylko środowiska produkcyjnego.

Rozmiar pliku

• Maksymalny rozmiar faktury bez załączników: 1 MB * (1 000 000 bajtów).
• Maksymalny rozmiar faktury z załącznikami: 3 MB * (3 000 000 bajtów).

Ograniczenia ilościowe

• Maksymalna liczba faktur w jednej sesji (zarówno interaktywnej, jak i wsadowej) wynosi 10 000 *.
• W ramach wysyłki wsadowej można przesłać maksymalnie 50 plików ZIP; rozmiar każdego pliku przed zaszyfrowaniem nie może przekroczyć 100 MB (100 000 000 bajtów), a łączny rozmiar paczki ZIP - 5 GB (5 000 000 000 bajtów).

Poprawne szyfrowanie

• Faktura powinna być zaszyfrowana algorytmem AES-256-CBC (klucz symetryczny 256 bit, IV 128 bit, z dopełnieniem (padding) PKCS#7).
• Klucz symetryczny szyfrowany algorytmem RSAES-OAEP (SHA-256/MGF1).

Zgodność metadanych faktury w sesji interaktywnej

• Obliczenie i weryfikacja skrótu faktury wraz z rozmiarem pliku.
• Obliczenie i weryfikacja skrótu zaszyfrowanej faktury wraz z rozmiarem pliku.

Ograniczenia dotyczące załączników

• Wysyłka faktur z załącznikami jest dozwolona tylko w trybie wsadowym.
  Wyjątek: W przypadku przesyłania korekty technicznej faktury offline dopuszczalne jest użycie sesji interaktywnej.
• Możliwość wysyłki faktur z załącznikami wymaga uprzedniego zgłoszenia tej opcji w usłudze e-Urząd Skarbowy.

Wymagania dotyczące uprawnień

Wysłanie faktury do KSeF wymaga posiadania odpowiednich uprawnień do jej wystawienia w kontekście danego podmiotu.

* Uwaga: Jeżeli w scenariuszach biznesowych organizacji dostępne limity są niewystarczające, prosimy o kontakt z działem wsparcia KSeF w celu przeprowadzenia indywidualnej analizy i doboru odpowiedniego rozwiązania.